Timika, APN – Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Mimika sosialisasi penciptaan dan penggunaan arsip dinamis di lingkungan Pemerintahan Kabupaten Mimika, Selasa (30/11/2021).
Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Jacob Toisuta menjelaskan sosialisasi arsip dinamis dilakukan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip dalam rangka mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan, juga meningkatkan kesadaran terhadap arti pentingnya arsip sebagai bukti akuntabilitas dan penyelamatan aset serta mendukung proses pengambilan keputusan bagi organisasi.
“Jadi ini kita mau menata kembali kearsipan di setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) termasuk Distrik dan Kelurahan sesuai dengan aturan, agar tidak ada persoalan-persoalan dan jika dokumen ada yang minta itu kita (OPD) tidak kelabakan atau susah,” jelasnya.
Pihaknya menurut Jacob juga akan membangun depot Arsip untuk menampung semua arsip yang ada di Pemerintahan Kabupaten Mimika.
“Depot arsip itu supaya setiap pemerintah melawan siapapun kita punya dokumen yang lengkap. Selama ini kalau ada masalah kita tidak ada punya dokumen yang lengkap dan depot Arsip menjadi jawabannya,” tegasnya.
Depot arsip menurut Jacob seharusnya berdiri sendiri terpisah dari perpustakaan, atau memiliki gedung sendiri.
“gedung itu harus betul-betul steril, tidak boleh sembarang orang masuk disitu,” katanya.
Depot arsip tersebut baru dalam proses perencanaan yang akan diusulkan pada tahun anggaran 2022.
Sementara itu Asisten 1 Bidang Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat Setda Mimika, Yulius Sasarari mengatakan pentingnya arsip dalam kehidupan bangsa dan bernegara menjadi tolak ukur keberhasilan pemerintah terutama dalam perkembangan daerah saat ini.
Assisten I menambahkan kearsipan memegang peran yang sangat penting saat penyelenggara pemerintahan dihadapkan pada suatu persoalan perdata, apalagi hal tersebut telah lalu dan berlangsung lama maka yang dilihat pertama kali adalah arsip.
“Arsip yang tertib baik dan tersusun dengan rapi tentu akan memudahkan kita dalam melihat dan meninjau kembali pekerjaan dan dokumen yang telah kita lakukan, maka dari itu arsip penting dan harus dijaga,” ujarnya.
Yulius melanjutkan pelatihan pendampingan kegiatan penciptaan dan penggunaan arsip dinamis di lingkungan Pemerintahan Kabupaten Mimika yang dilaksanakam, adalah langkah pasti mengawali seluruh rangkaian usaha dan kegiatan bidang kearsipan sebagaimana yang diamanatkan dalam undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan. (Aji)
